契約しっぱなしになっているツールありませんか？

こんにちは。ITチームの林です。

昨今、固定の月額利用料で活用できるデジタルツールが増えてきました。
（KintoneとかマネーフォワードとかTeamsとかCloudSignとかジョブカンとか。。。）
一度は聞いたことがあるのではないでしょうか

みなさまの会社でも、何かご利用中のものがあるでしょうか
リモートワークするにも、常に最新の機能を活用できるSaaSは便利ですよね
ただ、契約してからそのままになっているものはありませんか？

私のお客様でも、Kintoneを契約してアカウントを持っているものの、
一部の業務で限定的に使ってはいるが、その目的すらすでにあいまいで
あるから使っている状態になっておりました。

月額利用料が数百円×アカウント数と安価で、
月次の数字としては目立たないかもしれませんが
契約している以上は毎月永続的にかかってくるので長い目で見るとインパクトがあります

そこでオススメしているのが、月次でツールの利用状況を振り返ることです
例えばMicrosoft365（旧Office365）では、監査ログが取れます
https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/compliance/search-the-audit-log-in-security-and-compliance?view=o365-worldwide#step-1-run-an-audit-log-search

これによって、いろいろな示唆を得ることができます。

・ツールを頻繁に利用している部署/個人はどこなのか？
・全く利用していないアカウントがあるのでは？
・リモートワークの規定がないのに明らかに退勤後にログインしている形跡がある
・個人の給与がわかるような機微な資料を全員が閲覧できるようになっている

不要なアカウントは削除して、コストを最適化する
業務や人員の変化に合わせて権限設定を見直す
など次の一手が打てますね

便利で安価に見えるSaaSですが、重要なのは
「誰かが常にお守りをしなければならない」という点です
しかし、そこまで手がまわらない、機能更新情報を常に追いかけるのが負担、最適な設定がよくわからない、
など壁があるかと思います

まるっと我々に丸投げできます
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