御堂筋税理士法人の高原です。

「タイムマネジメント=時間管理」
古くからある言葉ですが、仕事をする上では常に重要なファクターです。

なぜずっと普遍的に重要なのでしょうか?
それは、ビジネスにおいて仕事をこなしていくためには、必ず意識して上手く行っていく必要があるからです。
時間を管理する、を言い換えれば『仕事をコントロールする』ことになります。

手前味噌になりますが、先日弊社の時間管理(日報を利用した働き方の見える化)の仕組みを、日本経済新聞社に取り上げていただきました。

https://r.nikkei.com/article/DGXMZO60564280Z10C20A6AA1P00

この日報の仕組みは、創業当時から続いているものですが、今回それをシステム化しました。システム化の大原則『同じ情報を二度入力はしない』という設計思想に合わせて、社員は日報情報を一度入力することで、生産性や損益を把握できるようにしています。

顧客別損益分析

例えば上記は、顧客別の報酬額と、日報に登録された案件ごとの投下工数を用いて、顧客単位での損益を一覧表示しています。

特に士業などの業種においては、1日のうちでも一人が複数の案件をこなすことが多いと思います。そうなってくると、どの案件にどれくらいの時間を投下したのか、自分の生産性は人と比べてどうなのか?去年よりも自分は成長できているのか?といったところをちゃんと数値でみないと、判断できません。

タイムマネジメントを成功させるには、まず、やるべきことをリスト化することです。ここで大切なのは、「〇〇を仕上げる」といった大雑把のものではなく、仕事内容を細かくタスク化することです。

たとえば、企画書を〇日までに仕上げなければならない場合、まず、企画書作成に必要なデータを揃え、使用する図表や写真の選択し、企画書の構成を考えて作成に取りかかると思います。
それを細かくタスク化してくことで、何をいつまでにやっておけば、期日までに仕上げることができるかどうかが見えてきます。

また、ある程度のバッファ(空き時間)を入れておくことも大事です。
突発的に、緊急の対応依頼が入った、などの横やりが入った際にも、最終的な期日までにはリカバリがきくようにしておくためです。

上記のような考え方は、私が過去に働いていたシステム受託開発では、ごく当たり前に仕組み化されています。プロジェクトを受注(実際は見積時から)したら、開発項目を細分化し、WBS(Work Breakdown Structure:作業分解構成図)を作成します。
そして、そのWBSに対して、日々の進捗状況と投下工数を記録して、進捗管理と予算管理を行っていきます。
1つのプロジェクトに、多いときは数十人・数百人が関係するので、そういった形でないと管理できないからです。

ここまで読まれて、「でも日報って毎日つけるのはめんどくさいなぁ」と思われている方もいらっしゃると思います。
そういった方は、一度次のことを考えてみてください。

自分がつけている日報の情報は、何に利用されていますか?
経営者や上長に向けて有効な情報源になっていますか?

2つの質問に「Yes」と答えられない場合は、日報の目的・活用を見直すところから始めてみましょう。

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