オンライン会議でのファシリテータ＋チャット機能の有効活用

おはようございます、御堂筋税理士法人の高岡でございます。

先週の金曜日、弊社の2020年最後の
コックピット会議がありました。

弊社は12月決算なので、決算着地に向けた
最後の1か月の取組みを確認しあう場です。

そんな最後の会議で、ひさしぶりに
ファシリテータ（以下、Fa）を務めさせていただきました。

お客様の会議やプロジェクトのFaは
していましたが、事務所の経営会議である
コックピット会議のFaは半年ぶり？？というくらい
久しぶりでした。（弊社では輪番でしています）

コックピット会議は25名ほど参加する
人数の多い会議なので、
反応が見えないと進行しにくいな…と思い
前日監査の帰りにヨドバシカメラによって
HDMIケーブルを648円で購入。
（あとで忘れないようにテレワーク経費の精算しないと。。。）

我が家の小さいテレビをダブルモニターにして
2画面で挑みました。
仕事などで、事務所から線を持ち帰り
ダブルモニターで仕事をすることはあったものの
基本的には打合せの際はいつも
PCの画面のみで仕事していました。

今回ダブルモニターで挑んだのは、

①円滑な進行のために、常にアジェンダと
　会議資料を表示しておきたかったのと
②参加者の顔が見えるように、zoomの画面を広く
　表示したかったこと
③タイムキーパーとのコミュニケーションや
　参加者からの質問のチャットを表示しておきたかった

といった理由からです。

①はアジェンダを見て、流れを把握しておくことで
例えば、次の発表の人に
「画面共有の準備お願いします～」といった
チャットを送っておいたり
時間の調整をしたり、といったことをしていました。

②は、参加者がミュートにしているので
どうしても顔を見ないと反応がわからず
自分ひとりで進めてしまっている感覚になります。
なので、ほかの人がどのように感じているかな～とか
この人喋りたそうだなあとかいった様子を見ています。

③これが最近実践していて、とても効果的な
オンライン会議のミソなのですが
参加者からの質問等をzoomのチャット機能を
使って行うということです。

どうしてもオンライン会議だとライムラグが
発生してしまい時間が押しがちで
議論に十分な時間を使えなくなってしまいます。

そこで、MDSJの会議ではチャットに質問を
挙げていってもらいます。
そうするとチャット内で回答可能であれば
どんどん答えていってもらいますし、
チャット内で収まりそうにない議題は
口頭でファシリテートして議論していきます。

このやり方だと
・時間を気にせず沢山質問できる
（議論を止めずに、「議事録にこのタスク書いといて～」
　などのお願いもできる）
・気軽に投稿できる
・残り時間を、話を遮らず伝えることができる

などなどメリットが沢山です。

このようなチャットを見逃さないためにも
画面を広く使おうと準備した
ダブルモニターは大成功でした！

試行錯誤ではありますが、
オンライン会議にもだいぶ慣れてきたように思います。

ぜひみなさんにも一度
”オンライン”会議見学会にお越しいただきたいですね～