マニュアルづくりのポイント

コンサルティングに強い　大阪　税理士小笠原/河原事務所　才木です。

 

ある会社で拠点長の仕事一覧表を作成していました。

 

日次業務、週次業務、月次業務及びその他随時業務という縦軸と

人、物、金、管理、顧客という視点での横軸のマトリクスにして

順番に現在の拠点長が行っている業務を洗い出していただきました。

 

目的は、新人拠点長を一人前にする教育ツールつまり

仕事の一覧表とそれをもとにしたチェックリストづくりが

まず第一の目的なのです。

 

現役各拠点長さんがポストイットにたくさんの

現在行っている業務を書きこんでくれました。

 

それを模造紙に貼り、同意見はまとめ、そして

各業務の関連性を矢印で表現したり、特に重要な

業務に二重丸をつけたりして、仕事一覧表をまとめてゆきました。

 

大体まとまった時に、ある拠点長さんが

『これなら、指導に使えますね』とおっしゃるので、

 

私『どういう意味ですか？』

 

拠点長『以前から仕事一覧表はあったんですよ。

　　　　しかし、誰も使わなかったもので・・・・』

 

そこで、社長さんが横から

『マニュアル作りは現場の人を巻き込んでやらなあきませんね。

　マニュアル事例から引っ張ってきたものを使うことは無理ですね…

　これなら、拠点長も実行してくれるでしょう！』

 

マニュアルに魂が入った瞬間だと思いました。

目的を理解せずに、チェックリストやマニュアルを渡されても

運用は絶対できない！！

この共有のプロセスが絶対に必要だなあと改めて感じました。

 

あとは、仕事一覧表とチェックリストの完成に向けて、

もう少しビジュアル感覚のある資料に仕上げたいなと思います。

そうしないと、これを使用する新人拠点長さんが

とっつきにくいと思われますので。

 

とてもいい経験になりました。

 

 

コンサルティングに強い　大阪　税理士小笠原/河原事務所　才木でした。