新しいプロジェクトのスタート

御堂筋税理士法人の松本です。
４月より決裁権限規程策定プロジェクトをスタートしているお会社があります。
業務遂行上の決裁権限が明確化されていないため、
業務効率が悪くなっているケースがあるのではないかという社長のおもいのもと
このプロジェクトはスタートしました。

決裁権限規程を策定するに際しては、通常以下のステップによることになります。
①各部門の業務分掌を明確にし、業務分掌規程をつくる
②各部門の業務フローを明確にする
③業務マニュアルをつくる

今回は、会社の現状をふまえ、
決裁権限規程を優先してすすめていくことになりました。

決裁権限規程策定の目的は、
①各業務の決裁権限の委譲をすすめ、人材を育成する
②決裁権限を明確化し、業務の効率化をはかる
③決裁権限規程を整備し、内部統制機能を強化する

今回のプロジェクトは、いくつかある部門について
毎回ターゲット部門を決め、
その部門との役割分担を明確化しておくべき部門にも
参加してもらいすすめていくことにしました。

まずは、参加メンバーに趣旨説明をしたのち、
以下の業務を洗い出してもらいました。
①業務において決裁が必要な業務
②部門間で役割分担が不明確な業務
③部門間において役割分担を見直すことにより業務の効率化がはかれると思われる業務
④その他業務遂行上のお困りごと

各部門の参加メンバーに部門ごとに
ポストイットの色を変えてピックアツプしてもらい、
整理していくという手法ですすめました。

その結果、決裁権限もさることながら、
■各部門間においての役割分担が不明確な業務
■各部門間での役割分担を見直したほうが業務の効率化がはかれる業務
■マニュアルが未整備でオペレーションの効率が悪くなっている業務
■その他各部門への要望
というように想定していたよりも多くの課題を抽出することになりました。

この結果をうけて、
業務分掌、業務フロー・業務マニュアルの整備についても
あわせてすすめていく必要があることを社長と共有し、
半年後のゴールに向けて引き続きプロジェクトをサポートさせて頂きたいと思います。