会議のオブザーブ

決算書分析に強い　大阪　御堂筋税理士法人の細谷です。

先日、Ａ社の会議オブザーブをさせていただきました。

Ａ社では毎月経営会議を1日かけて行っておられるのですが、
私は午後から参観させていただきました。

メンバーは経営幹部たち。

アジェンダも準備され、ファシリテータや議事録係、板書係も決めていて、
会議としては整備された状況です。

また、「質問」「意見」「決定」などの札を用意し、
少しエンターテイメント的な要素もあって、何やらワクワクする感じがしました。

どんな感じで進むのかと思っていたら、担当者の方の発表の合間にピっと札が・・・
それを見てファシリテータは担当者の発言の合間に指名する・・・と
人の発表や意見の途中で勝手な発言はしないルールになっている様子。

私としては、自社の会議以外にいくつかお客様の会議を
オブザーブさせていただいたことがありますが、
このような札を利用しているのは初めてです。
なかなか良い仕組み。

また、Ａ社では会議資料はペーパレスになっていて、プロジェクタで情報共有。
これは数字が少し小さくて、みなさん目をこらしてスクリーンを眺めています。
これについては少し改善が必要かな？？

また、資料については特に決まったフォーマットがないようで、
その時々の議題に合わせて資料を用意している様子です。
もちろん、日々状況は変わるので、資料内容も日々変わるのかもしれません。
しかし、資料は未来予測をするためには、過去の推移も必要になってきます。
したがって、ある程度決まった情報を見れるようにしておいた方が良いと思われます。

そして最後に議事録確認。
これについては、途中の決定事項などについて議事録係はもちろん、
板書係もホワイトボードに記録しているので、ダブルチェック体制。イイ仕組みです。

Ａ社の会議は、全体的に活性化されていて良かったように感じます。

しかし、コンサルティング的立場から改善すべき点もお伝えしなければ・・・と
下記ポイントについて、点数とコメントをつけてフィードバックさせていただきました。

①会場の環境は整っているか
②資料の準備・内容は適切か
③明るく楽しく真剣であるか
④リーダーの傾聴度・民主度・指導はどうか
⑤討議のやり方や内容、質はどうか
⑥決定事項の数と質はどうか
⑦タイムマネジメントはされているか
⑧メンバーの活性度、尊敬、祝福はどうか
⑨前回の決定事項をチェックし、フォローしているか
⑩今回の決定事項の確認、徹底はしているか

社長からは「相変わらず厳しいな～」とコメントをいただきましたが、
その表情は何やらうれしそう・・・。

社長曰く、「改善点が見つかれば、まだ上があるということ」だそうで、
色々指摘されることは喜ばしいことだそうです。

私たちは会議参観でフィードバックもさせてもらっています。

またご希望の方は担当者におっしゃってみてくださいね。